Cada pessoa tem que ser cadastrada em alguma espécie de CRM. Cada interação deve ser documentada. Ligações/e-mails devem ser agendados de tempos em tempos para perguntar como estão as coisas e talvez oferecer novos produtos/serviços.
Ferramentas não faltam, a maioria gratuitas ou baratas. O mais difícil é criar o hábito, em você e/ou na sua equipe. Tem que haver o comprometimento de inserir/atualizar as informações a cada interação com os prospectos/clientes.